Jei svarstote, ar jums jau reikia ERP sistemos, pirmiausia verta žiūrėti ne į programų sąrašą, o į kasdienius procesus. Apie ERP sistemą įmonės dažnai pradeda galvoti tada, kai kasdieniuose procesuose daugėja neaiškumo: likučius reikia tikrinti rankiniu būdu, gamybos planas keičiasi dėl pavėluotai pastebėtų žaliavų trūkumų, pardavimų komanda negali greitai atsakyti klientui, o vadovas laukia ataskaitų, nors bendrą situaciją norėtų matyti laiku.
Tokiais atvejais klausimas dažnai skamba labai praktiškai: ar mums jau reikia ERP sistemos, ar dar pakanka susitvarkyti kelias konkrečias proceso vietas?
Vieno universalaus atsakymo nėra. Tačiau yra požymių, kurie padeda įsivertinti, ar dabartinis darbo būdas dar atlaiko įmonės augimą. Plačiau apie tai, kada augančiai įmonei ERP tampa reikalinga, rašome straipsnyje „Kada augančiai įmonei jau reikia ERP sistemos“.
Jei į kelis iš šių klausimų atsakote „taip“, ERP poreikį verta įsivertinti rimčiau:
Tai dar nereiškia, kad ERP sistemą reikia diegti iš karto. Tačiau tokie atsakymai rodo, kad verta ramiai įsivertinti, kur stringa procesai ir ar dabartiniai įrankiai dar tinka augančiai įmonei.
ERP sistema yra verslo valdymo sistema, kuri padeda vienoje aplinkoje sujungti pagrindinius įmonės procesus: pardavimus, pirkimus, sandėlį, gamybą, apskaitą, klientų valdymą ir ataskaitas.
Svarbu tai, kad ERP ne tik kaupia duomenis. Ji padeda apibrėžti, kaip duomenys keliauja per įmonę: kada sukuriamas užsakymas, kada rezervuojamos atsargos, kaip planuojama gamyba, kada nurašomos žaliavos, kaip skaičiuojama savikaina ir kada informacija pasiekia apskaitą. Plačiau apie Odoo kaip verslo valdymo programinę įrangą galima skaityti čia.
Ne. Svarbu ne vien įmonės dydis, o procesų sudėtingumas. Net vidutinė ar sparčiai auganti įmonė gali susidurti su situacija, kai užsakymai, sandėlis, gamyba ir apskaita nebesusikalba naudojant atskiras lenteles ar programas.
Mažai įmonei ERP sistema ne visada reikalinga iš karto, tačiau augančiam verslui ji tampa aktuali tada, kai įmonė nebenori augti taip, kad kartu daugėtų rankinio darbo, tikrinimų ir priklausomybės nuo pavienių žmonių žinojimo. Todėl svarbu vertinti ne tik darbuotojų skaičių ar apyvartą, bet ir tai, kiek sudėtingi tampa kasdieniai procesai.
ERP sistemos dažniausiai prireikia tada, kai procesai pradeda nebespėti kartu su verslu. Iš pradžių tai gali atrodyti kaip smulkūs nepatogumai: neaišku, kuri Excel lentelė naujausia, sandėlio likučius reikia pasitikrinti papildomai, gamyba planuojama pagal ne visai tikslius duomenis, o ataskaitos parengiamos tik po kelių papildomų patikrinimų.
Jei tokios situacijos pasitaiko retai, gali pakakti sutvarkyti vieną konkrečią proceso vietą. Tačiau jei tie patys klausimai kartojasi kas savaitę ar kasdien, verta rimčiau įsivertinti ERP poreikį.
Kitaip tariant, norint suprasti, ar reikia ERP, verta žiūrėti ne į pačią programą, o į kasdienę įmonės veiklą: kiek rankinio darbo reikia duomenims surinkti ir sprendimams priimti, kiek duomenų vėluoja ir kiek laiko komanda skiria tikrinimams.
Ne visai. Excel gali likti analizėms, skaičiavimams ar atskiriems palyginimams. Problema prasideda tada, kai Excel tampa pagrindine sistema užsakymams, likučiams, gamybai, pirkimams ir ataskaitoms valdyti.
ERP ir Excel gali veikti kartu, tačiau Excel neturėtų būti pagrindinė vieta, kurioje valdoma gamyba, sandėlis, užsakymai ir ataskaitos. Kai verslas auga, toks darbo būdas tampa rizikingas. Sprendimai ima priklausyti nuo failų versijų, rankinio kopijavimo, formulių ir žmonių atminties.
ERP sistema padeda sumažinti šį rankinį darbą. Pavyzdžiui, pardavimo užsakymas gali rezervuoti atsargas, parodyti pirkimų ar gamybos poreikį, inicijuoti sandėlio veiksmus ir vėliau susisieti su apskaitos dokumentais.
Kuo dažniau šios situacijos kartojasi, tuo didesnė tikimybė, kad problema slypi ne atskiroje programoje, o pačiame duomenų judėjime.
Ne visada. Apskaitos programa dažniausiai skirta finansiniams duomenims tvarkyti, o verslo valdymo sistema apima platesnį procesų lauką: sandėlį, gamybą, pardavimus, pirkimus, klientus, ataskaitas ir integracijas.
Skirtumas tas, kad apskaitos programa dažnai fiksuoja tai, kas jau įvyko, o ERP padeda valdyti procesą anksčiau: nuo užsakymo, atsargų rezervavimo, gamybos ar pirkimo poreikio iki dokumentų ir ataskaitų. Apie Odoo ir buhalterinės apskaitos programos skirtumus galima skaityti čia.
Taip. Odoo ERP gali būti pritaikoma gamybinėms įmonėms, kai reikia valdyti žaliavas, gamybos eigą, sandėlio likučius, savikainą, pirkimus ir pardavimus vienoje sistemoje.
Gamyboje svarbu ne tik matyti galutinį rezultatą. Reikia suprasti, ar pakanka žaliavų, kam jos rezervuotos, kada galima pradėti gamybą, kurioje vietoje procesas vėluoja, kaip vyksta nurašymai ir kokia yra reali savikaina. Daugiau apie Odoo gamybos valdymo galimybes galima skaityti čia.
Taip, sandėlio valdymas yra viena iš sričių, kur ERP sistema gali duoti labai apčiuopiamą rezultatą. Kai likučiai, užsakymai, pirkimai, gamyba ir apskaita susieti, komandai lengviau matyti faktinę situaciją, o ne remtis paskutiniu rankiniu patikrinimu.
Tačiau realaus laiko duomenys naudingi tik tada, kai pats procesas aiškus: prekės laiku priimamos, atsargos rezervuojamos, gamybos operacijos fiksuojamos, o nurašymai atliekami tada, kai jie realiai įvyksta. Apie Odoo sandėlio valdymą daugiau čia.
Nebūtinai. ERP diegimas neturi prasidėti nuo visos įmonės pertvarkymo vienu metu. Dažnai pirmiausia pasirenkamos tos sritys, kuriose daugiausia rankinio darbo, neaiškumo arba didžiausia klaidų kaina: sandėlis, gamyba, atsargų valdymas, pardavimų procesas ar integracijos su kitomis sistemomis.
Toks požiūris leidžia pradėti nuo svarbiausios proceso dalies ir sistemą plėsti pagal realų poreikį. Tai ypač aktualu augančioms įmonėms, kurios nenori sustabdyti kasdienio darbo, bet jau mato, kad ankstesnis procesų valdymo būdas nebeatlaiko.
ERP projekto apimtis ir kaina priklauso nuo to, kiek procesų norima sujungti, kokių integracijų reikia ir kaip aiškiai įmonė jau yra apsibrėžusi savo darbo eigą.
Vienai įmonei pirmasis etapas gali būti sandėlio ir pardavimų procesų sujungimas. Kitai svarbiausia gali būti gamyba, savikaina, atsargų valdymas ar integracijos su kitomis sistemomis. Todėl į klausimą „kiek kainuoja ERP sistema?“ dažniausiai neįmanoma tiksliai atsakyti be procesų įsivertinimo.
Prieš kalbant apie konkrečius modulius ar biudžetą verta pirmiausia suprasti, kokį procesą sistema turės palaikyti.
Pasiruošimas ERP diegimui prasideda nuo procesų, sistemų ir duomenų judėjimo įsivertinimo. Prieš pirmąjį pokalbį nebūtina turėti techninės specifikacijos. Pakanka trumpai susirašyti, kurie procesai šiandien kelia daugiausia klausimų, kur atliekama daugiausia rankinio darbo, kokios sistemos naudojamos ir kur duomenys dažniausiai vėluoja.
Taip pat verta pasižymėti, kurios vietos labiausiai priklauso nuo Excel lentelių, rankinio tikrinimo ar vieno žmogaus žinojimo. Tai padeda greičiau suprasti, nuo kurios srities būtų logiška pradėti.
Dažniausiai problema kaupiasi ne vienoje vietoje. Daugėja rankinio darbo, priklausomybės nuo pavienių žmonių, klaidų tikimybės ir vėluojančių sprendimų. Kuo ilgiau procesai palaikomi laikinais susitarimais ir rankiniu darbu, tuo sunkiau vėliau juos aiškiai susidėlioti.
Tai nereiškia, kad ERP reikia diegti vos atsiradus pirmai problemai. Tačiau jei tie patys trikdžiai kartojasi nuolat, verta nelaukti, kol jie taps įprasta kasdienio darbo dalimi.
Geriausia pradėti nuo procesų įsivertinimo. Per pirmąjį pokalbį nebūtina turėti paruošto techninio reikalavimų sąrašo. Dažniausiai pakanka suprasti, kokie procesai šiandien kelia daugiausia klausimų: sandėlis, gamyba, pirkimai, pardavimai, apskaita, ataskaitos ar integracijos.
Verta įsivertinti, kur dažniausiai stringa duomenys, kuriuose etapuose atsiranda daugiausia rankinio darbo, kokios sistemos nesusikalba, kur komanda vis dar remiasi Excel lentelėmis, o kur vadovui trūksta bendro vaizdo.
„Sandas“ su Odoo dirba nuo 2009 metų ir padeda įmonėms ne tik pasirinkti sistemą, bet ir suprasti, kaip turėtų veikti jų procesai. Kai reikia sujungti Odoo su kitomis verslo sistemomis, svarbios tampa ir integracijos.
Su ERP specialistais verta pasikalbėti tada, kai įmonėje daugėja rankinio darbo, skirtingų lentelių ir abejonių dėl duomenų patikimumo. Tai dar nereiškia, kad sistemą reikia diegti iš karto. Kartais pirmasis pokalbis padeda aiškiau pamatyti, kur stringa procesai, nuo kurios vietos būtų logiška pradėti ir ar pirmiausia nereikia susitvarkyti konkrečios proceso dalies.
„Sandas“ komanda gali padėti pamatyti, kaip šiandien juda jūsų užsakymai, atsargos, gamyba ir apskaitos duomenys, kur atsiranda rankinis darbas ir kaip šiuos procesus būtų galima sujungti Odoo ERP sistemoje. Susisiekti galima čia.
