Kol įmonė nedidelė, daug ką dar galima suvaldyti gana paprastai. Užsakymus seka pardavimų komanda, likučiai tikrinami sandėlyje, gamyba planuojama pagal turimas žaliavas, o vadovas reikiamus skaičius susirenka iš kelių ataskaitų ar Excel lentelių.
Iš pirmo žvilgsnio tai veikia, ypač tada, kai komanda nedidelė, visi vieni kitus pažįsta, o sprendimai priimami greitai. Tačiau augant verslui tas pats darbo būdas pamažu tampa vis sunkiau suvaldomas. Daugėja užsakymų, juda daugiau prekių ir žaliavų, atsiranda daugiau gamybos etapų, dokumentų ir tikrinimų. Tada klausimas jau nebėra vien apie tai, kokią programą naudoti. Klausimas tampa platesnis: ar įmonės procesai dar spėja kartu su verslu?
Kai įmonė auga, bet procesai lieka tie patys, augimas pradeda kainuoti daugiau, nei turėtų. Kiekvienas papildomas užsakymas atsineša daugiau derinimų, rankinio darbo, priklausomybės nuo pavienių žmonių žinojimo ir didesnę klaidų riziką. Būtent čia dažnai atsiranda poreikis diegti ERP sistemą.
Augančiai įmonei ERP sistema nėra tik dar viena programa. Gerai parinkta ir tinkamai įdiegta verslo valdymo sistema padeda sujungti pagrindinius įmonės procesus vienoje vietoje: pardavimus, pirkimus, sandėlį, gamybą, apskaitą, klientų valdymą ir ataskaitas. Ji taip pat padeda aiškiai apibrėžti, kaip duomenys keliauja per procesą: nuo užsakymo ir atsargų rezervavimo iki gamybos, nurašymų, savikainos ir apskaitos dokumentų. Plačiau apie tai, kaip veikia Odoo kaip verslo valdymo programinė įranga, galima skaityti čia.
Tai dažniausiai parodo ne įmonės dydis, o procesų sudėtingumas. Jei užsakymų, atsargų, gamybos, pirkimų ir apskaitos duomenys vis dar valdomi atskirose lentelėse ar programose, augant verslui atsiranda vis daugiau taškų, kuriuose informacija gali vėluoti, dubliuotis arba pasimesti.
Tokiose situacijose problema dažnai atrodo kaip atskiras nepatogumas: sandėlis nemato tikslaus likučio, gamyba laukia žaliavų, pardavimai negali greitai patvirtinti termino, vadovas laukia ataskaitos. Tačiau dažnai tai nėra atskiros problemos. Tai vieno didesnio klausimo požymiai: kaip įmonėje juda duomenys ir ar jie padeda priimti sprendimus laiku.
Todėl augančiam verslui verslo valdymo sistema tampa aktuali tada, kai reikia ne dar daugiau rankinio tikrinimo, o aiškesnio proceso. Ne dar vienos lentelės, o bendros aplinkos, kurioje užsakymas, atsargos, gamyba, pirkimai ir apskaita yra susieti.
Praktikoje dažnai matome, kad įmonės apie ERP pradeda galvoti ne tada, kai problema atsiranda vienoje lentelėje ar viename skyriuje. Dažniausiai ji išryškėja tarp skyrių: tarp pardavimų ir sandėlio, sandėlio ir gamybos, gamybos ir apskaitos.
Kol apimtys mažos, tokias spragas dar galima kompensuoti rankiniu darbu. Kažkas paskambina, kažkas pasitikrina, kažkas atnaujina lentelę, kažkas persiunčia failą. Tačiau augant verslui toks modelis pradeda stabdyti. Komanda vis daugiau laiko skiria ne darbui, kuris kuria vertę, o aiškinimuisi, ar duomenys tikri, ar užsakymą galima patvirtinti, ar žaliavų užteks gamybai.
Kai verslo procesų skaitmenizavimas nespėja kartu su augimu, įmonė vis labiau remiasi ne sistema, o rankiniu darbu. Iš pradžių tai gali atrodyti kaip laikinas sprendimas, tačiau ilgainiui tampa kasdieniu darbo būdu.
Vadovui tokiose situacijose trūksta ne tik ataskaitos. Sunku suprasti, ar verslas valdomas pagal duomenis, ar pagal nuolatinius patikrinimus, žmonių atmintį ir skubius paaiškinimus.
Vienas pirmųjų ženklų, kad įmonei gali reikėti ERP sistemos, yra ne programų skaičius, o nepasitikėjimas duomenimis.
Pardavimų komanda mato vienus likučius, sandėlis patikrinęs randa kitus, gamyba remiasi trečia informacija, o apskaita tik proceso pabaigoje gauna duomenis apie tai, kas realiai įvyko. Tokiose situacijose komanda vis daugiau laiko skiria tikrinimui: ar šie skaičiai tikri, ar užsakymą galima patvirtinti, ar žaliavų užteks gamybai.
Praktikoje problema dažnai būna ne žmonėse. Jie dirba su tais įrankiais, kuriuos turi. Problema ta, kad duomenys išmėtyti skirtingose vietose ir nepasiekia kito proceso etapo laiku.
ERP sistema padeda aiškiai matyti, kada informacija atsiranda, kas ją patvirtina ir kaip ji keliauja toliau. Užsakymas, likutis, pirkimas, gamybos eiga ir sąskaita tampa vieno proceso dalimis. Tai ypač svarbu tada, kai įmonei reikia ne dar vieno rankinio patikrinimo, o patikimesnio duomenų valdymo.
Excel daugeliui įmonių yra labai naudingas įrankis. Problema prasideda ne tada, kai įmonė naudoja Excel, o tada, kai Excel tampa pagrindine sistema sandėliui, gamybai, pirkimams, užsakymams, planavimui ir ataskaitoms valdyti.
Iš pradžių viena lentelė atrodo patogi. Vėliau atsiranda kelios versijos. Tada atsiranda dar viena lentelė ataskaitoms, dar viena tiekėjams, dar viena gamybos planavimui, dar viena likučiams. Galiausiai svarbiausi verslo sprendimai priklauso nuo to, ar kažkas laiku nukopijavo duomenis, atnaujino formulę ir nepamiršo persiųsti naujausio failo.
Augančiai įmonei tai tampa rizika. Ne todėl, kad Excel blogas, o todėl, kad jis nebuvo sukurtas kaip pagrindinė verslo procesų valdymo sistema. Kai procesai sudėtingėja, verslui reikia ne daugiau lentelių, o aiškesnio duomenų judėjimo.
Pavyzdžiui, pardavimo užsakymas ERP sistemoje gali rezervuoti atsargas, parodyti pirkimų ar gamybos poreikį, inicijuoti sandėlio veiksmus ir vėliau susisieti su apskaitos dokumentais. Tai padeda sumažinti rankinį darbą ir komandai laiku matyti tą pačią informaciją. Vis dėlto automatizuoti verta ne bet kokį procesą, o tokį, kuris jau aiškiai apibrėžtas. Kitu atveju sistema tik greičiau kartos tą patį neaiškumą.
Augančiose įmonėse dažna situacija, kai kiekvienas skyrius dirba atsakingai, tačiau bendras procesas vis tiek stringa.
Pardavimai priima užsakymą, bet turi papildomai klausti sandėlio, ar prekės tikrai yra. Sandėlis žino realią situaciją, bet ji ne visada laiku matoma sistemoje. Gamyba planuoja darbus pagal turimus duomenis, tačiau vėliau paaiškėja, kad trūksta žaliavų, pasikeitė prioritetai arba gamybos užsakymas negali judėti toliau. Apskaita informaciją gauna tik tada, kai procesas jau įvykęs, todėl ne visada gali laiku matyti savikainą, pelningumą ar dokumentų neatitikimus.
Tai dažna situacija, kai įmonė išauga savo ankstesnį darbo būdą. Kol apimtys mažos, žmonės susitaria telefonu, el. paštu ar per pokalbį prie stalo. Augant verslui, toks darbo būdas pradeda nebeatlaikyti.
ERP sistema padeda sujungti skirtingus skyrius per bendrą procesą. Tai ypač aktualu gamybinėms įmonėms, kur pardavimai, sandėlis, pirkimai, gamyba ir apskaita yra glaudžiai susiję. Tokiose įmonėse svarbu ne tik matyti galutinį rezultatą, bet ir suprasti, kaip juda žaliavos, gamybos užsakymai, nurašymai, savikaina ir dokumentai. Daugiau apie Odoo gamybos valdymo galimybes galima skaityti čia.
Gamybinėje įmonėje aiškūs duomenys ypač svarbūs. Jei sandėlio likučiai netikslūs, gamyba gali būti suplanuota pagal žaliavas, kurių iš tikrųjų nėra. Jei gamybos duomenys suvedami pavėluotai, vadovas nemato realios situacijos. Jei savikaina skaičiuojama per vėlai, sprendimai dėl kainodaros ar pelningumo priimami jau po fakto.
ERP poreikis čia dažnai išryškėja tada, kai nebeužtenka žinoti, kiek žaliavų yra sandėlyje. Reikia matyti, kam jos rezervuotos, kuriam užsakymui jų trūksta, kaip keičiasi gamybos planas ir kokią įtaką tai turės savikainai.
Būtent sandėlio valdymas ir gamybos procesų valdymas dažnai yra tos sritys, kuriose ERP sistema sukuria apčiuopiamą pokytį. Gamyboje tai gali reikšti aiškesnį žaliavų poreikio planavimą, gamybos užsakymų sekimą, nurašymų kontrolę, savikainos matymą ir galimybę greičiau suprasti, kurioje proceso vietoje atsiranda vėlavimų.
Realaus laiko duomenys naudingi tik tada, kai pats procesas aiškus: prekės laiku priimamos, atsargos rezervuojamos, gamybos operacijos fiksuojamos, o nurašymai atliekami ne po kelių dienų, bet tada, kai jie realiai įvyksta. Apie Odoo sandėlio valdymą daugiau čia.
Pavyzdžiui, gamybinėje įmonėje pardavimų komanda priima užsakymą ir turi greitai suprasti, ar jį įmanoma įvykdyti laiku. Tam reikia žinoti, ar sandėlyje yra reikiamų žaliavų, ar trūkstamą dalį reikės užsakyti, kada jos gali atvykti, kada galima planuoti gamybą ir kaip tai vėliau atsispindės sandėlyje bei apskaitoje.
Jei šie veiksmai vyksta atskirose lentelėse ar sistemose, kiekvienas etapas reikalauja papildomo tikrinimo. Pardavimai klausia sandėlio, sandėlis tikrina likučius, gamyba derina terminus, pirkimai tikslina tiekimo laikus, o apskaita laukia informacijos proceso pabaigoje.
Kai procesai sujungti ERP sistemoje, tas pats užsakymas gali tapti bendro proceso pradžia: atsargos rezervuojamos, matomas žaliavų poreikis, inicijuojamas pirkimas arba gamybos užsakymas, o vėliau duomenys nuosekliai keliauja į sandėlį ir apskaitą. Sprendimus vis tiek priima žmonės, tačiau sumažėja rankinio tikrinimo, dubliavimo ir neaiškumo.
Viena dažniausių klaidų renkantis ERP yra noras kuo greičiau pasirinkti programą. Tačiau praktikoje sistema veikia gerai tik tada, kai ji atitinka realius įmonės procesus.
ERP vertė atsiranda ne tada, kai sistema tiesiog įdiegta. Ji atsiranda tada, kai sistema pradeda atspindėti realų įmonės darbą: kaip priimami užsakymai, kaip rezervuojamos atsargos, kaip planuojama gamyba, kaip skaičiuojama savikaina ir kaip duomenys pasiekia apskaitą.
Todėl ERP diegimas nėra vien IT projektas. Tai procesų, atsakomybių ir duomenų logikos sudėliojimas taip, kad sistema atspindėtų realų įmonės darbą, o ne tik teorinę schemą.
Būtent čia svarbus partnerio vaidmuo. „Sandas“ į Odoo diegimą žiūri ne tik kaip į techninį projektą. Tai komanda, kuri padeda įmonėms suprasti procesus, pamatyti silpnąsias vietas ir sujungti skirtingas verslo dalis į aiškesnę sistemą. „Sandas“ su Odoo dirba nuo 2009 metų, todėl praktikoje dažnai mato, kad pirmasis iššūkis dažnai būna ne pati sistema, o aiškus procesų, atsakomybių ir duomenų judėjimo susitarimas. Kai reikia sujungti Odoo su kitomis verslo sistemomis, svarbios tampa ir integracijos.
Odoo ERP dažnai tinka augančioms įmonėms, nes sistema yra modulinė. Įmonė gali pradėti nuo svarbiausių sričių, pavyzdžiui, sandėlio, gamybos, pardavimų ar apskaitos, o vėliau plėsti sistemą pagal realų poreikį.
Tačiau pati modulių gausa nėra pagrindinė vertė. Svarbiausia, kad pasirinkti moduliai būtų sujungti pagal konkretų verslo procesą. Gamybinei įmonei gali būti svarbiausia matyti žaliavas, gamybos eigą, savikainą ir sandėlio likučius. Distribucijos įmonei svarbesnis gali būti atsargų valdymas, užsakymų vykdymas ir integracijos su e. prekyba. Kiekvienu atveju sistema turi tarnauti ne teoriniam modeliui, o realiam darbui.
Todėl Odoo ERP gali būti tinkamas sprendimas tada, kai įmonei reikia sistemos, kuri prisitaiko prie realių procesų ir gali augti kartu su verslu.
ERP diegimas nebūtinai turi prasidėti nuo visos įmonės pertvarkymo vienu metu. Dažnai pirmiausia pasirenkamos tos sritys, kuriose daugiausia rankinio darbo, neaiškumo arba didžiausia klaidų kaina: sandėlis, gamyba, atsargų valdymas, pardavimų procesas ar integracijos su kitomis sistemomis.
Projekto apimtis ir kaina priklauso nuo to, kiek procesų norima sujungti, kokių integracijų reikia ir kaip aiškiai įmonė jau yra apsibrėžusi savo darbo eigą. Todėl prieš kalbant apie konkrečius modulius ar biudžetą verta pirmiausia suprasti, kokį procesą sistema turės palaikyti.
Per pirmą pokalbį nebūtina turėti paruošto techninio reikalavimų sąrašo. Dažniausiai pakanka suprasti, kokie procesai šiandien kelia daugiausia klausimų: sandėlis, gamyba, pirkimai, pardavimai, apskaita, ataskaitos ar integracijos.
Pradėti galima nuo paprasto įsivertinimo: kur dažniausiai stringa duomenys, kuriuose etapuose atsiranda daugiausia rankinio darbo, kokios sistemos nesusikalba, kur komanda vis dar remiasi Excel lentelėmis, o kur vadovui trūksta bendro vaizdo. Toks pokalbis padeda aiškiau įsivertinti, ar įmonei jau reikia ERP sistemos, nuo kurios srities logiška pradėti ir kaip Odoo galėtų būti pritaikoma realiems procesams.
ERP sistema tampa reikalinga tada, kai augimui pradeda trūkti aiškumo: duomenys vėluoja, procesai remiasi rankiniu tikrinimu, o komanda vis daugiau laiko skiria ne darbui, kuris kuria vertę, bet aiškinimuisi, kas iš tikrųjų vyksta.
Tokiais atvejais verta pradėti ne nuo klausimo „kokią sistemą pirkti?“, o nuo klausimo „kur mūsų procesai šiandien stringa?“. Nuo to dažniausiai prasideda geras ERP diegimas.
Jeigu įmonėje daugėja rankinio darbo, skirtingų lentelių ir klausimų, kurie duomenys yra patikimi, verta pirmiausia įsivertinti procesus. „Sandas“ komanda gali padėti pamatyti, kaip šiandien juda jūsų užsakymai, atsargos, gamyba ir apskaitos duomenys, kur atsiranda rankinis darbas ir kaip šiuos procesus būtų galima sujungti Odoo ERP sistemoje. Susisiekti galima čia.
Jei norite greitai pasitikrinti, ar jūsų įmonei jau gali reikėti ERP sistemos, skaitykite DUK straipsnį: „Ar jums jau reikia ERP sistemos? Dažniausiai užduodami klausimai“.
