ERP diegimas dažniausiai stringa ne dėl pačios diegiamos sistemos. Dažniau bėda ta, kad į naują sistemą bandoma perkelti iki galo nesutartą darbo tvarką.
Įmonė kurį laiką gali dirbti su atskiromis programomis, Excel lentelėmis ir pačių darbuotojų susidėliota tvarka. Pardavimų informacija laikoma vienoje vietoje, sandėlis likučius tikrina kitoje, gamyba planuoja pagal savo tvarką, o apskaita laukia dokumentų. Kol apimtys nedidelės, toks būdas dar laikosi.
Vėliau vis daugiau laiko atima rankinis tikrinimas. Tie patys duomenys suvedami kelis kartus, likučiai ne visada sutampa, ataskaitoms reikia papildomo darbo, o vadovas nebegali greitai matyti, kas iš tikrųjų vyksta įmonėje.
Tada ir iškyla labai pagrįstas klausimas: ar jau laikas diegti ERP sistemą?
Odoo diegimas nėra vien programos paleidimas. Profesionalus Odoo ERP diegimas Lietuvoje prasideda nuo realaus įmonės darbo peržiūros. Pirmiausia reikia suprasti, kaip įmonė dirba šiandien, kur stringa informacija ir ką Odoo turės padėti sutvarkyti.
Apie Odoo diegimą verta galvoti tada, kai atskiros sistemos ar lentelės jau pradeda trukdyti kasdieniam darbui. Dažnai pirmas ženklas būna ne viena didelė klaida, o nuolatinis smulkus tikrinimas.
Tokiose situacijose bėda nebūtinai yra pati programa. Kartais įmonė tiesiog nėra aiškiai susitarusi, kaip turi judėti informacija. Todėl prieš diegiant Odoo verta žiūrėti ne tik į pačią sistemą, bet ir į tai, kaip duomenys juda tarp žmonių, skyrių ir naudojamų įrankių.
Profesionalų Odoo diegimą verta suskaidyti etapais. Taip lengviau išvengsite situacijos, kai sistema paleidžiama greitai, bet darbuotojai nežino, kaip ja naudotis, o sena tvarka (o dar tiksliau sena netvarka) persikelia į naują darbo aplinką.
Pradžioje „Sandas“ komanda neskuba parinkti modulių. Ji aiškinasi, kaip įmonė iš tikrųjų dirba šiandien. Kartu su įmonės žmonėmis peržiūrima, kaip priimami užsakymai, kaip valdomos atsargos, kaip vyksta gamyba, pirkimai, apskaita, ataskaitų rengimas ir kiti svarbūs darbai.
Šiame etape svarbu ne tik išgirsti, kokių funkcijų įmonei reikia. Reikia suprasti, kokią problemą tos funkcijos turės išspręsti.
Ne visada protinga visą įmonę į naują sistemą perkelti vienu kartu. Kartais logiškiau pradėti nuo sandėlio ir pardavimų, kitą kartą nuo gamybos, apskaitos ar integracijų.
„Sandas“ padeda nuspręsti, kuriuos darbus reikia perkelti pirmiausia, kokie Odoo moduliai reikalingi ir ką verta palikti vėlesniems etapams. Taip lengviau suvaldyti patį diegimą.
Kai projekto apimtis aiški, Odoo pritaikoma pagal sutartą darbo eigą. Tai gali būti pardavimų, pirkimų, sandėlio, gamybos, apskaitos, CRM, projektų ar kitų modulių paruošimas.
Geras diegimas nereiškia, kad sistema aklai pritaikoma prie kiekvieno seno įpročio. Kartais verta peržiūrėti patį darbo būdą ir atsisakyti veiksmų, kurie atsirado tik todėl, kad ankstesnės sistemos negalėjo veikti kitaip.
Kai standartinių Odoo galimybių neužtenka, gali prireikti integracijų arba individualių sprendimų. Įvertinus technines galimybes ir projekto apimtį, Odoo galima jungti su e. prekybos sistemomis, apskaitos įrankiais, sandėlio įranga, bankais, logistikos partneriais ar kitomis įmonės naudojamomis sistemomis.
Čia svarbu ne programuoti viską iš eilės. Pirmiausia reikia aiškiai suprasti, kokie duomenys turi keliauti tarp sistemų, kurioje sistemoje jie bus laikomi pagrindiniais ir kas turi nutikti, kai informacija pasikeičia.
Prieš paleidžiant sistemą reikia patikrinti, kaip ji veiks kasdienėse situacijose. Pavyzdžiui, kas vyksta nuo pardavimo užsakymo iki sandėlio operacijos, gamybos užduoties, sąskaitos ar ataskaitos.
Mokymai taip pat neturėtų apsiriboti mygtukų parodymu. Darbuotojai turi suprasti, kada registruoti veiksmą, kokius duomenis įvesti ir kam tos informacijos reikės toliau.
Paleidus sistemą darbas nesibaigia. Pradėjus ja naudotis kasdien, gali paaiškėti, kad reikia patikslinti naudotojų teises, ataskaitas, darbo eigą ar papildomas taisykles.
Po paleidimo „Sandas“ teikia pagalbą ir turi atskirą telefono liniją klientų klausimams. Tai svarbu, nes pirmomis darbo su sistema savaitėmis dažniausiai kyla ne teoriniai, o labai praktiniai klausimai.
Į Odoo ERP diegimą gali įeiti skirtingi darbai. Tai priklauso nuo įmonės poreikių, darbo apimties ir to, kiek sistemų reikia sujungti.
Kai kuriais atvejais pakanka standartinių Odoo funkcijų ir tinkamo jų paruošimo. Kitais atvejais reikia sujungti Odoo su kitomis sistemomis arba kurti individualų funkcionalumą.
Sprendimas priklauso nuo to, kaip įmonė dirba ir kokio rezultato jai reikia kasdienėje veikloje. Todėl profesionalus diegimas prasideda ne nuo modulių sąrašo, o nuo aiškaus atsakymo, ką sistema turės palaikyti.
Vieno atsakymo nėra. Odoo diegimo trukmė priklauso nuo to, kiek darbų reikia sujungti, kiek modulių diegiama, ar reikės integracijų, kokios būklės yra turimi ir naudojami duomenys ir kaip greitai įmonė priima sprendimus.
Paprastesnis diegimas su Odoo gali vykti etapais. Pavyzdžiui, pirmame etape galima susitvarkyti pardavimus ir sandėlį, o vėliau prijungti gamybą, apskaitą ar papildomas integracijas.
Sudėtingesni projektai, kuriuose dalyvauja gamyba, sandėlis, apskaita, keli padaliniai ir integracijos, reikalauja daugiau pasiruošimo, testavimo ir mokymų.
Prieš klausiant, kiek truks diegimas, verta atsakyti į kitą klausimą: kiek įmonės darbų norite sujungti ir kiek jų šiandien jau yra aiškiai aprašyti?
Kiek kainuoja ERP sistemos diegimas, pirmiausia priklauso nuo projekto apimties. Kainą lemia diegiamų modulių skaičius, darbo eigos sudėtingumas, duomenų migracija, integracijos, individualūs pritaikymai, testavimas, mokymai ir pagalbos poreikis po paleidimo.
Mažesniame diegimo projekte dažniausiai dirbama su keliais aiškiais darbo etapais ir mažesniu integracijų kiekiu. Sudėtingesniame projekte gali reikėti sujungti gamybą, sandėlį, apskaitą, pirkimus, pardavimus, e. prekybą ar kitas sistemas.
Kartais daugiausia kainuoja ne pati sistema, o neaiški darbo tvarka ir netvarkingi duomenys. Jei diegimas pradedamas neperžiūrėjus darbo eigos, vėliau gali tekti taisyti ne tik sistemą, bet ir pačią darbo logiką.
Tikslesnę kainą paprastai galima pasakyti tik po pirminės darbo eigos peržiūros. Iki jos dar neaišku, kiek modulių, integracijų, duomenų migracijos, testavimo ir individualių pritaikymų reikės. Todėl pirmas žingsnis turėtų būti ne kainos spėjimas, o poreikių ir esamos tvarkos įvertinimas.
Viena dažniausių klaidų – diegti sistemą dar nesusitarus, kaip turi vykti darbas. Tokiu atveju nauja sistema tik perkelia seną netvarką į kitą vietą.
Kita klaida – į Odoo nukopijuoti visą seną Excel logiką. Jei lentelėse buvo daug rankinių pataisymų, neaiškių atsakomybių ir dublikuotų duomenų, prieš migraciją juos reikia sutvarkyti. Plačiau apie tai, kaip pasiruošti perėjimui nuo lentelių prie sistemos, skaitykite straipsnyje kaip pakeisti Excel į ERP sistemą.
Dar viena rizika – per mažai dėmesio skirti vertinant ir stebint kasdienes darbo situacijas. Sistema turi būti išbandyta ne teoriškai, o pagal tai, kaip darbuotojai iš tikrųjų dirbs: priims užsakymus, rezervuos prekes, registruos gamybą, siųs dokumentus apskaitai ir rengs ataskaitas.
Taip pat svarbu įtraukti darbuotojus. Jei sistema kuriama tik vadovo ar IT komandos akimis, galima nepastebėti, kaip realiai vyksta darbas sandėlyje, gamyboje, pardavimuose ar apskaitoje.
„Sandas“ su Odoo dirba nuo 2009 metų. Per šį laiką komanda sukaupė patirties su sudėtingais gamybos, sandėlio, apskaitos, pirkimų, pardavimų ir integracijų projektais.
„Sandas“ diegimą pradeda nuo įmonės darbo supratimo, o ne nuo modulių sąrašo. Komanda įvertina, kaip įmonė dirba šiandien, kur stringa informacija ir kokią problemą turi išspręsti Odoo sistema.
Po paleidimo klientai gali kreiptis į „Sandas“ telefonu, kai kyla praktinių sistemos naudojimo klausimų. Taip įmonė nelieka viena pirmomis darbo su sistema savaitėmis.
ERP sistemos diegimo kaina priklauso nuo diegiamų darbų, modulių, integracijų, duomenų migracijos, individualių pritaikymų, testavimo ir mokymų. Tikslesnę kainą galima įvertinti tik supratus, kaip įmonė dirba šiandien ir ką reikia sujungti.
Trukmė priklauso nuo projekto apimties. Mažesnis diegimas gali vykti etapais, pradedant nuo vienos svarbiausios srities. Sudėtingesni projektai, kuriuose reikia integracijų, duomenų migracijos ar gamybos valdymo, paprastai reikalauja daugiau pasiruošimo.
Paprastos programos įdiegimas dažnai reiškia techninį įrankio paruošimą. Odoo diegimas yra kur kas platesnis projektas: reikia įvertinti įmonės darbą, paruošti modulius, perkelti duomenis, išbandyti kasdienes situacijas, apmokyti darbuotojus ir pasiruošti darbui po paleidimo.
Taip, ir praktikoje palaipsniškas diegimas dažnai būna net saugesnis. Įmonė pradeda nuo svarbiausių darbų, o vėliau sistemą plečia pagal realų poreikį.
Taip. Netvarkingi duomenys apsunkina diegimą, migraciją ir testavimą. Prieš perkeliant duomenis į ERP sistemą, verta įvertinti jų tikslumą, struktūrą ir dublikatus.
Nebūtinai. Kartais Odoo pakeičia kelis atskirus įrankius, o kartais ji integruojama su jau naudojamomis sistemomis.
Taip, Odoo gali būti pritaikoma gamybos, sandėlio, pirkimų, pardavimų, apskaitos ir kitų darbų valdymui. Svarbiausia prieš diegimą aiškiai įvertinti, kaip šie darbai vyksta įmonėje ir kokius duomenis reikia sujungti.
Taip. Po sistemos paleidimo klientai gali kreiptis į „Sandas“ telefonu, kai kyla praktinių sistemos naudojimo klausimų.
Jei jūsų įmonėje duomenys vis dar keliauja per Excel lenteles, atskiras programas ir rankinius patikrinimus, verta pradėti nuo pokalbio apie tai, kaip šiandien vyksta darbas.
„Sandas“ komanda gali įvertinti, kaip jūsų įmonė dirba dabar, ir pasiūlyti Odoo diegimo kryptį, kuri atitiktų realų darbo būdą.
