Įmonė kurį laiką gali apsieiti ir be bendros verslo valdymo sistemos. Pardavimai dirba savo lentelėse, sandėlis atskirai tikrina likučius, gamyba planuoja pagal gautus užsakymus, o apskaita laukia dokumentų. Kol apimtys nedidelės, toks būdas irgi veikia.
Problemos prasideda tada, kai vis daugiau ir daugiau dalykų tenka tikrinti rankiniu būdu. Excel lentelėje matomas vienoks likutis, sistemoje – kitoks, sandėlyje – trečias neaiškus skaičius. Tada ir gamybos planas keičiasi ne todėl, kad atsirado naujas užsakymas, o todėl, kad žaliavų trūkumas pastebėtas per vėlai.
Tada ir iškyla klausimas: ar įmonei jau reikalinga ERP sistema?
ERP, angl. Enterprise Resource Planning, yra įmonės išteklių planavimo sistema. Paprasčiau tariant, tai verslo valdymo sistema, kuri susieja pagrindinius įmonės procesus: pardavimus, pirkimus, atsargas, sandėlį, gamybą, apskaitą, klientų duomenis ir ataskaitas.
ERP sistema ne tik saugo duomenis. Ji susieja skirtingų skyrių veiksmus ir nustato, kada bei kam turi būti perduodama informacija.
Pavyzdžiui, gavusi pardavimo užsakymą sistema gali patikrinti, ar pakanka atsargų, jas rezervuoti, parodyti, ką reikia nupirkti ar pagaminti, sukurti reikalingas sandėlio operacijas ir perduoti duomenis apskaitai. Tų pačių skaičių nebereikia perrašyti į kelias skirtingas programas.
Skirtingai nei kartais tenka girdėti, ERP sistemos skirtos ne tik didelėms korporacijoms. Vien įmonės dydis neparodo, ar jai jau metas būtų diegti bendrą sistemą.
Daug svarbiau yra tai, ar labai sudėtingi tapo kasdieniai procesai.
Gamybos ar didmeninės prekybos įmonėje gali dirbti 20-100 žmonių, tačiau ji vis tiek turi valdyti šimtus ar tūkstančius prekių, žaliavų ir užsakymų. Prisideda keli sandėliai, skirtingi gamybos etapai ir verslo sėkmę ar nesėkmę valdo daugybė tarpusavyje susijusių veiksmų. Tokiai įmonei ERP sistema gali tapti aktuali net gerokai anksčiau nei didesnei, tačiau paprastesnę veiklą vykdančiai organizacijai.
Pavieniai požymiai dar nereiškia, kad įmonei būtinas ERP diegimas. Tačiau jei tos pačios problemos kartojasi kas savaitę ar net kasdien, tikėtina, kad atskiri įrankiai jau nebespėja kartu su verslu.
Užsiimant gamyba, nepakanka vien žinoti, kiek gaminių jau pagaminta. Reikia matyti, kokių žaliavų prireiks, kurioms gamybos užduotims jos rezervuotos, kada galima pradėti darbus, kiek medžiagų jau sunaudota ir kaip formuojasi faktinė savikaina.
Atskira gamybos valdymo programa gali padėti suplanuoti darbus, tačiau problemos neišnyks, jei ji nebus susieta su sandėliu, pirkimais, pardavimais ir apskaita.
Odoo gamybos funkcijos padeda vienoje sistemoje valdyti gamybos planavimą, komponentų likučius, pajėgumus, savikainą, kokybės patikras ir atliktų operacijų registravimą. Prireikus prie jos galima prijungti kitus Odoo modulius, skirtus pardavimams, atsargoms, pirkimams, įrangos priežiūrai ar produkto gyvavimo ciklui valdyti.
Kasdienybėje tai reiškia, kad gamybos planas remiasi ne vakarykšte Excel lentele, o sistemoje registruotais užsakymais ir atsargomis. Gavus pardavimo užsakymą galima matyti, ar gaminys jau yra sandėlyje, ar jį reikia pagaminti, kokių komponentų trūksta ir kada užsakymą realiai bus galima įvykdyti.
Didmeninėje prekyboje vienas užsakymas dažniausiai keliauja per keletą skyrių. Pardavimų komanda suderina užsakymą su klientu, sistema rezervuoja prekes, sandėlis jas surenka, pirkimų komanda užsako tai, ko trūksta, o apskaita parengia dokumentus apmokėjimui.
Jei kiekvienas skyrius dirba atskiroje programoje ar savo turimoje lentelėje, informacija netrukus užstringa bekeliaudama tarp skyrių. Pardavimų komanda gali pažadėti pristatymą, nors faktinis prekės likutis jau pasikeitęs, sandėlis gauna informaciją pavėluotai, o apie tai komanda sužino, kai užsakymą jau reikia išsiųsti.
Su Odoo labai patogu valdyti atsargų papildymą, rezervacijas, partijas ir serijinius numerius, kelis sandėlius, brūkšninius kodus bei skirtingus užsakymų surinkimo būdus – trumpai tariant tai, kas svarbiausia sėkmingam sandėlio darbui.
Su patikimais partneriais, ERP diegimas neprasideda nuo klausimo, kiek modulių įmonė nori įsigyti. Pirmiausia mes stengiamės suprasti, kaip iš tikrųjų šiandien dirba mūsų naujas klientas.
Pradžioje apsitariame, kur įmonė praranda daugiausia laiko ir kuriuose procesuose labiausiai trūksta aiškumo. Vienai įmonei tai gali būti netikslūs sandėlio likučiai, kitai – gamybos planavimas, trečiai – kelios, atskirai veikiančios sistemos.
Pirmajam pokalbiui visai nereikia rengti išsamios techninės specifikacijos. Daug naudingiau prisiminti keletą konkrečių pavyzdžių: kur darbas dubliuojamas, kokių ataskaitų trūksta ir kokios informacijos komandai dažniausiai tenka ieškoti rankiniu būdu.
Pažiūrėkime, kaip įmonėje keliauja užsakymai, prekės, žaliavos, dokumentai ir duomenys. Šiame etape dažnai paaiškėja, kad problema slypi ne vienoje programoje.
Dažnai spraga atsiranda ten, kur kelios programos nesikeičia duomenimis, skyriai dirba atskirai, o atsakomybės suprantamos nevienodai.
Nebūtina visos įmonės iš pamatų pertvarkyti vienu metu. Dažnai geriau pradėti nuo proceso, kuriame daugiausia rankinio darbo, klaidų ar neaiškumų.
Tai gali būti sandėlio ir pardavimų sujungimas, gamybos planavimas, atsargų valdymas ar integracija su apskaitos sistema.
Standartinės Odoo galimybės pritaikomos įmonės procesams. Kai jų nepakanka, kuriamos papildomos funkcijos arba integracijos su kitomis sistemomis.
Naują sistemą reikia pritaikyti prie realaus įmonės darbo, tačiau tai nereiškia, kad į ją verta perkelti visus senus įpročius. Kartais diegimas yra puiki proga atsisakyti veiksmų, kurie buvo reikalingi tik todėl, kad ankstesnė sistema negalėjo veikti kitaip.
Prieš paleidimą tikrinami realūs darbo scenarijai: pardavimo užsakymas, žaliavų rezervavimas, gamybos operacija, prekių išsiuntimas, grąžinimas ar apskaitos dokumento perdavimas.
Darbuotojų apmokymai neturėtų apsiriboti vien mygtukų parodymu. Žmonės turi suprasti, kodėl atliekamas konkretus veiksmas ir kam kitame proceso etape bus reikalingi jo įvesti duomenys.
Paleidus ERP sistemą darbas su ja nesibaigia. Tik pradėjus kasdien su ja dirbti paaiškėja, ar nereikia patikslinti naudotojų teisių, kitokių ataskaitų, o gal norėsis patobulinti automatinius veiksmus ar atskiras proceso dalis.
Augant įmonei gali atsirasti naujų sandėlių, produktų, gamybos etapų, integracijų ir ataskaitų. Todėl ir naujoji sistema turės keistis kartu su verslu.
Ne kiekvienai įmonei tenka atsisakyti visų jau naudojamų programų. Kartais apskaitos sistema, e. parduotuvė, logistikos platforma ar gamybos įranga savo darbą atlieka visai gerai.
Tokiu atveju svarbu ne pakeisti kiekvieną įrankį, o pasirūpinti, kad duomenys tarp sistemų būtų perduodami be nuolatinio žmogaus įsikišimo.
Techninis duomenų perdavimas yra tik viena integracijos dalis. Dar reikia susitarti, kuri sistema yra pagrindinis duomenų šaltinis, kaip dažnai informacija bus atnaujinama, kas nutinka perdavimui nepavykus ir kaip bus išvengiama pasikartojančių įrašų.
Renkantis ERP sistemą svarbu vertinti ne tik jos žinomumą, bet ir tai, kaip lengvai ją galima bus pritaikyti prie konkrečių jūsų įmonės procesų.
Dažniau pasirenkama didelėse organizacijose, kuriose reikia valdyti plačius ir sudėtingus finansų, tiekimo grandinės, pirkimų bei kitus procesus.
Gali būti patraukli įmonėms, kurios mėgsta „Microsoft“ paketo programas ir būtinai nori jas susieti su verslo valdymo sistema.
Dažnai renkasi augančios gamybos ir didmeninės prekybos įmonės, kurioms reikia lankstesnio pasirinkimo. Sistemą galima pradėti diegti dalimis, kad ir nuo pačių svarbiausių sričių, pavyzdžiui, pardavimų, sandėlio ar gamybos, o vėliau prijungti pirkimus, apskaitą, CRM ir kitus procesus.
Labai praverčia ir tai, kad Odoo turi daugybę standartinių funkcijų, tačiau prireikus sistemą galima pritaikyti prie konkrečios įmonės darbo. Todėl Lietuvos ir užsienio įmonėse ji dažnai pasiteisina kaip sistema, kurią galima diegti etapais ir plėsti kartu su verslu.
Galiausiai nepamirškite, kad renkantis ERP sistemą svarbiau ne prekės ženklo žinomumas, o tai, kaip gerai sistema atitinka konkrečius jūsų įmonės procesus, bei ar naujas diegimo partneris jau turi patirties darbe su panašaus pobūdžio įmonėmis ir ar galės skirti jums pakankamai dėmesio.
„Sandas“ su Odoo dirba nuo 2009 metų. Per šį laiką komanda sukaupė patirties ne tik diegdama standartinius modulius, bet ir dirbdama su sudėtingais gamybos, sandėlio, apskaitos bei integracijų projektais.
ERP projektas retai apsiriboja vien programos konfigūravimu. Reikia suprasti, kaip įmonė priima užsakymus, planuoja gamybą, valdo atsargas, skaičiuoja savikainą ir perduoda duomenis apskaitai.
Kartais klientas kreipiasi prašydamas naujo mygtuko ar papildomos ataskaitos. Tada mūsų patyrusi komanda pirmiausia išsiaiškina, kodėl to reikia ir kaip pakeitimas paveiks visą procesą tam, kad viskas veiktų sklandžiai, o sistema palengvintų darbus.
Kaip Odoo ERP pritaikoma kasdieniam įmonių darbui, geriausiai parodo patenkinti klientai ir konkretūs „Sandas“ įgyvendinti projektai.
Įmonei reikėjo aiškesnio gamybos planavimo ir tikslesnio su gamyba susijusių duomenų valdymo. Pritaikius Odoo, gamybos procesus ir jų eigą galima valdyti nuosekliau vienoje sistemoje.
Įmonei reikėjo verslo valdymo sistemos, kuri būtų pritaikyta jos darbo procesams. „Sandas“ pradėjo Odoo diegimo projektą, skirtą svarbiausiems procesams sujungti ir rankiniam darbui sumažinti.
Iki tol atskirai valdomus procesus reikėjo sujungti vienoje sistemoje. Pritaikius Odoo, informacija ir kasdieniai veiksmai valdomi nuosekliau, o tų pačių duomenų nebereikia suvesti keliose programose.
Vienos visoms įmonėms taikomos ERP sistemos kainos nėra ir negali būti. Nenuostabu, nes kaina priklauso nuo to, kiek procesų reikia sujungti, kokie pritaikymai bus būtini ir su kiek kitų sistemų reikės keistis duomenimis.
Vienoje įmonėje pirmas etapas gali būti pardavimų ir sandėlio sujungimas. Kitoje svarbiausia bus gamybos valdymo sistema, žaliavų poreikis ir savikaina. Trečioje įmonėje daugiausia darbo gali pareikalauti ERP integracija su apskaita, e. prekyba ir logistikos partneriais.
Pradėti galima būtų nuo paprasto esamos situacijos aprašymo. Užtenka apgalvoti:
Tiek informacijos jau pakankamas pirmajai konsultacijai! Jos metu aptarsime ar jūsų įmonei iš tiesų reikia ERP sistemos, nuo kurios srities verta pradėti ir ar Odoo atitinka konkrečius jos procesus.
ERP sistema yra verslo valdymo sistema, kuri susieja įmonės pardavimų, pirkimų, atsargų, sandėlio, gamybos, apskaitos ir kitus procesus. Ji sumažina poreikį tuos pačius duomenis perrašyti rankiniu būdu ir padeda skirtingiems skyriams dirbti su ta pačia informacija.
ERP į pagalbą ateina tada, kai daugėja rankinio darbo, Excel lentelių ir duomenų tikrinimo, o atskiros programos nebeleidžia aiškiai matyti visos situacijos. Svarbesnis ne darbuotojų skaičius, o procesų sudėtingumas.
Apskaitos programa daugiausia skirta finansiniams dokumentams ir jau įvykusioms operacijoms registruoti. ERP sistema apima daugiau įmonės veiklos sričių: nuo pardavimo užsakymo ir atsargų rezervavimo iki gamybos, dokumentų bei ataskaitų.
Plačiau apie ERP ir apskaitos programos skirtumus →
Taip. Su Odoo galima valdyti gaminių sudėtis, gamybos užsakymus, žaliavų poreikį, darbo centrų planavimą, medžiagų sunaudojimą, atsekamumą, kokybės patikras ir savikainą.
Taip. ERP sistema gali susieti pardavimo užsakymus, atsargų rezervavimą, pirkimus, sandėlio operacijas, pristatymą ir apskaitos dokumentus.
Taip. ERP galima integruoti su apskaitos, e. prekybos, logistikos, bankų, EDI, gamybos įrangos ir kitomis sistemomis. Ką galima integruoti ir kaip turi būti perduodami duomenys, priklauso nuo konkrečios įmonės naudojamų sistemų.
Ne. Diegimą galima pradėti nuo vienos svarbiausios srities, pavyzdžiui, sandėlio, gamybos ar pardavimų, o vėliau sistemą plėsti pagal realius įmonės poreikius.
Pakanka įvardyti procesus, kuriuose daugiausia rankinio darbo, pasikartojančių tikrinimų ar neaiškumo. Išsamios techninės specifikacijos pirmajam pokalbiui paprastai nereikia.
ERP projektas prasideda ne nuo techninių sprendimų, programų ar modulių sąrašų. Pirmiausia reikia suprasti, kur šiandien stringa jūsų įmonės procesai ir kokią informaciją komanda vis dar veda rankiniu būdu.
Susiekite ir nemokamos konsultacijos metu kartu įvertinsime dabartinę situaciją, aptarsime galimą ERP diegimo apimtį ir išsiaiškinsime, nuo kurios proceso dalies patogiausia pradėti jūsų kasdienės veiklos optimizavimą.
