Excel naudos negalima lengva ranka nubraukti, nes jis dažniausiai yra tai, kas labai gerai sprendė problemas daugelio verslų pradžioje! Įmonė susikuria lentelę užsakymams, kitą lentelę sandėlio likučiams, trečią pirkimams ar gamybai. Visi žino, kur ką įrašyti, o vadovas dar spėja pats patikrinti svarbiausius skaičius.
Įmonei augant, tas pats darbo būdas ima kelti vis daugiau klausimų. Kur yra naujausia failo versija? Kas pakeitė likutį? Ar užsakymas jau perduotas sandėliui? Ar gamyba mato naujausią informaciją? Kodėl ataskaita ruošiama rankomis, jei duomenys jau kažkur yra?
Apie Excel pakeitimą ERP sistema dažniausiai pradedama galvoti ne todėl, kad pačios lentelės būtų kažkuo blogos. Dažniausiai jos tiesiog nebepajėgia palaikyti darbo tvarkos, kuri tapo per sudėtinga vienam failui ar kelioms atskiroms lentelėms.
Vienas pirmųjų ženklų – kelios tos pačios lentelės versijos. Vienas darbuotojas dirba su naujesniu failu, kitas turi senesnę kopiją, o vadovas nebežino, kuriais duomenimis remtis.
Kita situacija – kai darbuotojai tuos pačius duomenis perrašo rankomis. Užsakymas įvedamas vienoje lentelėje, vėliau perkeliamos prekės, tada informacija perduodama apskaitai. Kiekvienas perrašymas didina klaidos tikimybę.
Dar vienas požymis – kai likučius, užsakymus ar gamybos būseną tenka tikrinti keliuose šaltiniuose. Jei sandėlis mato vieną skaičių, pardavimai kitą, o lentelėje dar trečias, problema jau ne vien Excel faile.
Excel pradeda trukdyti ir tada, kai ataskaitos ruošiamos rankiniu būdu. Duomenų įmonė turi, bet kiekvieną kartą reikia juos surinkti, patikrinti, sulyginti ir tik tada pateikti vadovui.
Dar viena aiški rizika – kai visa tvarka priklauso nuo vieno darbuotojo žinių. Jei tik vienas žmogus žino, kuri lentelė teisinga, ką reiškia konkretus stulpelis ir kada reikia atnaujinti duomenis, įmonė tampa nuo jo labai priklausoma.
Excel lentelės dažniausiai ne sukuria problemas, o jas tik išryškina. Pati lentelė gali būti visai tvarkinga. Tačiau jei neaišku, kas įveda duomenis, kada jie atnaujinami, kas juos tikrina ir kur jie naudojami vėliau, ta pati problema persikels ir į naują sistemą.
Todėl perėjimas prie ERP neturėtų prasidėti nuo klausimo, kokią sistemą pasirinkti. Pirmiausia reikia suprasti, kaip darbas vyksta šiandien.
Kur atsiranda pirmasis duomenų įrašas? Kas jį patvirtina? Kur tie patys duomenys perrašomi dar kartą? Kuri komanda informaciją gauna per vėlai? Kokius sprendimus vadovas vis dar priima remdamasis atskiromis lentelėmis?
Atsakymai į šiuos klausimus parodo, ar įmonei dar pakanka susitvarkyti lenteles, ar jau verta galvoti apie ERP sistemą.
ERP sistema neišspręs netvarkingų duomenų automatiškai. Jei į ją perkelsite pasikartojančius, netikslius ar skirtingai suprantamus duomenis, tos pačios bėdos tiesiog persikels į naują sistemą.
Nebūtinai. Excel gali likti pagalbiniams skaičiavimams, analizei ar vienkartiniams duomenų pasiruošimo darbams. Rizika atsiranda tada, kai Excel tampa pagrindine vieta, kurioje valdoma užsakymų, likučių, gamybos, pirkimų ar apskaitai svarbi informacija.
Jei tie patys duomenys reikalingi keliems skyriams, juos reikia nuolat perrašyti, tikrinti ir derinti. Tada verta įvertinti, ar šis darbas neturėtų persikelti į ERP sistemą.
Kitaip tariant, tikslas nėra uždrausti Excel. Tikslas – neleisti, kad svarbiausi verslo darbai priklausytų nuo atskirų failų ir rankinių taisymų.
Prieš keičiant Excel į ERP sistemą, verta susitvarkyti duomenis ir pačią darbo eigą. Jei į naują sistemą perkelsite netikslius, pasikartojančius ar neaiškiai aprašytus duomenis, jie ir toliau trukdys darbui.
Pirmiausia susirašykite pagrindinius darbus. Pavyzdžiui, kaip priimamas užsakymas, kaip tikrinami likučiai, kaip užsakomos prekės, kaip vyksta gamyba, kaip informacija pasiekia apskaitą.
Tada peržiūrėkite lenteles. Kurios lentelės yra pagrindinės, o kurios tik dubliuoja informaciją? Kur pirmiausia atsiranda teisingi duomenys? Kurie stulpeliai tikrai reikalingi, o kurie atsirado tik dėl senos darbo tvarkos?
Į ERP verta perkelti ne visas lenteles, o tuos duomenis ir darbo eigas, kurios bendros keliems skyriams ir turi įtakos užsakymams, likučiams, gamybai, pirkimams ar apskaitai.
Taip pat verta iš anksto sutvarkyti pavadinimus, dublikatus ir atsakomybes. Produktai, klientai, tiekėjai, likučiai ar užsakymai turi būti aprašyti vienodai. Darbuotojai turi žinoti, kas įveda duomenis, kas juos tikrina ir kada informacija turi būti atnaujinta.
Pereinant nuo Excel prie Odoo, pirmas žingsnis yra lentelių logikos ir darbo eigos analizė. „Sandas“ komanda įvertina, kokios lentelės naudojamos, kokius duomenis jos valdo ir kur informacija pradeda strigti.
Toliau peržiūrimi duomenys. Ne viską iš Excel reikia perkelti į ERP sistemą. Vienus duomenis verta sutvarkyti ar sujungti, kitų gal visai nereikia perkelti, o kai kuriuos reikia pervadinti arba perrašyti aiškesne struktūra.
Tada sprendžiama, kurie Odoo moduliai reikalingi ir kaip sistema turėtų veikti. Vienai įmonei svarbiausia gali būti pardavimai ir sandėlis, kitai – gamyba, trečiai – apskaita, pirkimai ar projektų valdymas.
Kai sistema paruošta, atliekama duomenų migracija ir testavimas. Čia svarbu patikrinti ne tik tai, ar duomenys persikėlė, bet ir tai, ar kasdienės darbo situacijos veikia taip, kaip turi veikti.
Galiausiai darbuotojai apmokomi, sistema paleidžiama, o po starto suteikiama pagalba. Tai ypač svarbu, nes pereiti nuo lentelių prie ERP reiškia keisti ne tik įrankį, bet ir darbo įpročius.
ERP sistema mažai įmonei ne visada būtina. Jei darbai paprasti, duomenų nedaug, o komanda lengvai susitvarko su lentelėmis, gali būti per anksti pradėti ERP projektą.
Kartais mažai įmonei pirmiausia reikia ne ERP, o aiškiau sutartos darbo tvarkos ir tvarkingesnių duomenų. Todėl verta vertinti ne tik norą keisti įrankį, bet ir tai, ar dabartinis darbo būdas iš tikrųjų trukdo kasdieniam darbui.
Tačiau darbuotojų skaičius nėra vienintelis kriterijus. Maža įmonė gali turėti sudėtingą sandėlį, daug prekių, kelis pardavimo kanalus, gamybą, pirkimus ir apskaitos poreikius. Tokiu atveju lentelės gali pradėti trukdyti anksčiau, nei atrodo.
Svarbiausia vertinti ne įmonės dydį, o darbo sudėtingumą. Jei Excel nebepadeda priimti sprendimų, o verčia nuolat tikrinti tuos pačius duomenis, verta įvertinti ERP kryptį.
Excel pakeitimas ERP sistema priklauso nuo to, kiek lentelių naudojama, kokie duomenys jose laikomi, kiek darbų reikia sujungti ir ar reikės integracijų su kitomis sistemomis.
Pereinant nuo Excel, didelę darbo dalį gali sudaryti duomenų paruošimas. Jei lentelėse daug dublikatų, skirtingų pavadinimų, rankinių pataisymų ar neaiškių stulpelių, pasiruošimui reikės daugiau laiko.
Kainai įtakos turi Odoo modulių paruošimas, duomenų migracija, individualūs pritaikymai, integracijos, testavimas, darbuotojų mokymai ir pagalba po paleidimo.
Trukmė taip pat priklauso nuo pasiruošimo. Kuo aiškiau įmonė žino, kurios lentelės svarbios, kurie duomenys patikimi ir kokią darbo eigą jos palaiko, tuo tiksliau galima planuoti perėjimą.
Todėl tikslią kainą ir laiką galima įvertinti tik supratus, kokį darbą šiandien atlieka Excel ir kuriuos veiksmus turės perimti ERP sistema.
Pirmajai konsultacijai nereikia turėti tobulai sutvarkytos techninės užduoties. Daug naudingiau atsinešti realų vaizdą, kaip įmonė dirba šiandien.
Verta pasiruošti:
Tai padeda greičiau suprasti, ar problema slypi duomenyse, darbo tvarkoje, bendros sistemos trūkume ar kelių įrankių nesusikalbėjime.
„Sandas“ perėjimą nuo Excel prie ERP pradeda nuo lentelių ir darbo eigos peržiūros. Komanda analizuoja, kur šiandien naudojamos lentelės, kokie duomenys jose laikomi ir kur informacija pradeda strigti.
Tada vertinama, ką galima išspręsti standartinėmis Odoo galimybėmis, kur reikės pritaikymo, o kur gali prireikti integracijos ar individualaus sprendimo.
„Sandas“ padeda pasiruošti duomenų migracijai, pritaiko Odoo pagal realų įmonės darbą, atlieka testavimą, apmoko darbuotojus ir suteikia pagalbą po paleidimo. Klientams taip pat prieinama „Sandas“ telefono linija, kai reikia pagalbos naudojantis sistema.
Excel nebepakanka tada, kai atsiranda kelios tų pačių duomenų versijos, darbuotojai informaciją perrašo rankomis, likučius ar užsakymus tenka tikrinti keliuose šaltiniuose, o ataskaitos ruošiamos rankiniu būdu.
Nebūtinai. Excel gali likti pagalbiniams skaičiavimams ar analizei. Svarbiausia, kad jis nebūtų pagrindinė vieta, kurioje valdoma užsakymų, likučių, gamybos ar apskaitai svarbi informacija.
ERP sistema mažai įmonei gali būti naudinga tada, kai darbai jau tapo sudėtingi: yra daug prekių, užsakymų, sandėlio operacijų, gamybos etapų ar duomenų tikrinimo. Vertinti reikia ne tik įmonės dydį, bet ir darbo sudėtingumą.
Trukmė priklauso nuo lentelių kiekio, duomenų tvarkos, darbų apimties, integracijų ir darbuotojų pasiruošimo. Jei duomenys tvarkingi, perėjimą planuoti paprasčiau. Jei lentelėse daug dublikatų ar neaiškios logikos, pasiruošimui reikia daugiau laiko.
Pradėti verta nuo lentelių ir darbo eigos peržiūros. Reikia suprasti, kur atsiranda duomenys, kas juos tikrina, kur jie perrašomi ir kuriuos veiksmus ERP sistema turėtų perimti.
Jei Excel lentelės jau ne padeda, o verčia nuolat tikrinti, taisyti ir perrašyti tuos pačius duomenis, verta pradėti nuo darbo eigos peržiūros.
Pirmajam pokalbiui galite atsinešti ne idealų darbo aprašą, o realias lenteles ir klausimus, kurie šiandien užima daugiausia laiko. Nuo jų dažniausiai ir matosi, ar jau verta pereiti prie ERP.
„Sandas“ komanda gali padėti įvertinti, ar jūsų įmonei jau laikas pereiti nuo Excel prie ERP sistemos ir kaip tam pasiruošti praktiškai.
