Iš pirmo žvilgsnio Odoo diegimas gali atrodyti kaip vien techninis projektas: pasirinkti moduliai, paruošta sistema, perkelti duomenys, apmokyti darbuotojai. Tačiau praktikoje sėkmingas diegimas prasideda gerokai anksčiau. Pirmiausia reikia suprasti, kaip įmonė dirba šiandien ir ką naujai įdiegta sistema turės padėti pakeisti.
Šiandienos įrašas pravers įmonėms, kurios svarsto Odoo ir nori geriau suprasti, kas laukia diegimo metu. Kiek etapų turi diegimas? Kas juose vyksta? Kada reikia darbuotojų įsitraukimo? Kada ruošiami duomenys? Kada vyksta testavimas? Kada sistema paleidžiama?
Šiame straipsnyje kalbame apie patį Odoo diegimo procesą: nuo pirmo poreikių aptarimo iki paleidimo ir pagalbos po starto, o apie pačią paslaugą plačiau skaitykite Odoo diegimo puslapyje.
Odoo diegimas prasideda ne tada, kai įjungiama sistema. Jis prasideda dar tada, kai įmonė pradeda aiškintis, kokią problemą nori išspręsti.
Vienai įmonei svarbiausia sutvarkyti sandėlį. Kitai – tiksliau planuoti gamybą. Trečiai – sujungti pardavimus, pirkimus ir apskaitos duomenis. Ketvirtai – atsisakyti kelių atskirų programų ir rankinio duomenų perrašymo.
Todėl pirmas diegimo klausimas turėtų būti ne „kokius Odoo modulius pasirinksime“, o „kaip šiandien vyksta mūsų darbas ir kur jis stringa“.
Prieš pradedant Odoo diegimą verta susirinkti pagrindinius duomenis apie dabartinį darbą. Kokios sistemos jau naudojamos? Kurios Excel lentelės svarbios? Kur daugiausia rankinio darbo? Kas turi teisingiausius duomenis? Kokios ataskaitos būtinos vadovams?
Taip pat verta iš anksto nuspręsti, kas iš įmonės pusės dalyvaus projekte. Vien IT žmogaus dažniausiai neužtenka. Taip pat reikia tų, kurie kasdien dirba su pardavimais, sandėliu, gamyba, pirkimais, apskaita ar klientų aptarnavimu, indėlio.
Verta atsiminti, kad kuo aiškiau įmonė supranta savo dabartinę darbo tvarką, tuo lengviau planuoti Odoo diegimo eigą.
Pirmiausia analizuojama įmonės darbo eiga. Komanda aiškinasi, kaip priimami užsakymai, kaip valdomos atsargos, kaip vyksta gamyba, kaip informacija pasiekia apskaitą, kokias ataskaitas naudoja vadovai ir kur šiandien atsiranda daugiausia rankinio darbo.
Šis žingsnis svarbus todėl, kad Odoo yra labai lanksti sistema. Visgi lankstumas naudingas tik tada, kai aišku, ką reikia pritaikyti. Jei analizė praleidžiama, kyla rizika, kad į naują sistemą bus perkelta senoji netvarka.
Čia turėtų dalyvauti ne tik vadovai. Labai svarbu išgirsti žmones, kurie kasdien dirba su užsakymais, sandėliu, gamyba, pirkimais ar apskaita. Jie dažnai geriausiai mato, kur realiai stringa informacija.
Kai aišku, kaip įmonė dirba ir ką reikia keisti, galima planuoti diegimo apimtį. Šiame žingsnyje nusprendžiama, kurie moduliai reikalingi, kokius darbus diegsime pirmiausia, kokie duomenys bus migruojami ir ar reikės integracijų.
Ne visada verta viską diegti vienu kartu. Kartais geriau pradėti nuo svarbiausios srities, pavyzdžiui, sandėlio, pardavimų ar gamybos, o vėliau sistemą plėsti. Diegimas etapais gali padėti lengviau valdyti pokytį ir mažinti riziką darbuotojams.
Pats diegimo planas turėtų atsakyti į kelis klausimus: kas bus daroma, kokia tvarka, kas priims sprendimus, kas pateiks duomenis, kas testuos sistemą ir kada planuojamas paleidimas.
Toliau Odoo pradedama ruošti pagal sutartą darbo eigą. Parenkami ir paruošiami moduliai, nustatomos teisės, tvarkomi laukai, formos, darbo žingsniai ir kiti sistemos nustatymai.
Kiekvienai įmonei reikia ne visko, o to, kas atitinka jos darbą. Todėl konfigūravimas neturėtų būti mechaninis modulių įjungimas.
Geras pritaikymas nereiškia, kad sistema turi pakartoti kiekvieną seną įprotį. Kartais diegimo metu paaiškėja, kad dalies senų veiksmų iš viso nebereikia. Tuomet verta keisti ne tik sistemą, bet ir pačią darbo tvarką.
Jei Odoo turi veikti kartu su kitomis sistemomis, planuojamos ir kuriamos integracijos. Tai gali būti e. prekybos platformos, buhalterinės sistemos, bankai, sandėlio įranga, logistikos partneriai ar kiti įrankiai.
Integracijos neturėtų būti kuriamos vien todėl, kad techniškai tai įmanoma. Pirmiausia reikia suprasti, kokie duomenys turi keliauti tarp sistemų, kur jie bus laikomi pagrindiniais ir ką sistema turi padaryti, kai informacija pasikeičia.
Kai standartinių Odoo galimybių neužtenka, gali būti kuriami individualūs moduliai ar pritaikymai. Čia svarbu turėti aiškią specifikaciją, testavimo logiką ir suprasti, kaip naujas funkcionalumas bus naudojamas kasdien.
Testavimas yra vienas svarbiausių diegimo žingsnių. Sistema turi būti tikrinama ne teoriškai, o pagal realias darbo situacijas. Pavyzdžiui: klientas pateikia užsakymą, pardavimai jį registruoja, sandėlis rezervuoja prekes, gamyba mato poreikį, apskaita gauna duomenis sąskaitai.
Jei tokiame kelyje atsiranda klaida, ją geriau rasti dar prieš paleidimą, o ne tada, kai sistema jau naudojama kasdien.
Nenuostabu kad ir mūsų mokymai taip pat būna praktiniai. Darbuotojai turi suprasti ne tik kur spausti, bet ir kodėl jų įvedama informacija svarbi kitiems skyriams. Jei sandėlis laiku nepažymi operacijos, pardavimai gali matyti neteisingą likutį. Jei pardavimai neteisingai užpildo užsakymą, gamyba gali gauti netikslią informaciją ir kt.
Paleidimo diena nėra projekto pabaiga. Tai momentas, kai sistema pradedama naudoti tikrame kasdieniame darbe. Pirmomis savaitėmis darbuotojams kyla praktinių klausimų, išryškėja smulkios vietos, kurias reikia patikslinti, o vadovai pradeda matyti, ar sistema duoda reikalingą informaciją.
Todėl po paleidimo itin svarbi mūsų pagalba. Reikia atsakyti į darbuotojų klausimus, patikslinti nustatymus, peržiūrėti ataskaitas, sutvarkyti teises ar papildyti mokymus.
Odoo diegimo trukmė priklauso nuo projekto apimties, modulių, integracijų, duomenų migracijos, testavimo ir darbuotojų įsitraukimo.
Paprastesnis projektas gali būti skaidomas į trumpesnius etapus. Sudėtingesnis diegimas, kuriame dalyvauja gamyba, sandėlis, apskaita, keli padaliniai ir integracijos, paprastai reikalauja daugiau pasiruošimo.
Odoo diegimo iššūkiai dažniausiai susiję ne su pačia sistema, o su pasiruošimu. Jei įmonė iki diegimo nėra aiškiai susitarusi dėl darbo eigos, sistema gali tik perkelti seną netvarką į naują aplinką.
Kitas dažnas iššūkis – netvarkingi duomenys. Dublikatai, skirtingi pavadinimai, pasenusios lentelės ir neaiški duomenų struktūra apsunkina migraciją ir testavimą.
Dar viena galima kliūtis – per mažas darbuotojų įtraukimas. Jei sistema ruošiama tik vadovo ar IT komandos akimis, galima nepastebėti, kaip darbas vyksta realiai: sandėlyje, gamyboje, pardavimuose ar apskaitoje.
Todėl Odoo diegimo iššūkiai turėtų būti aptariami dar prieš pradedant techninius darbus. Taip lengviau pasiruošti, sutvarkyti duomenis ir aiškiau suplanuoti atsakomybes.
Viena dažniausių klaidų – pradėti nuo sistemos, o ne nuo darbo eigos vertinimo. Jei darbai neaiškūs, Odoo jų automatiškai nesutvarkys.
Kita klaida – imti ir perkelti netvarkingus duomenis. Dublikatai, skirtingi pavadinimai, pasenusios lentelės ir neaiškūs stulpeliai vėliau labai trukdys dirbti naujoje sistemoje.
Trečia klaida – per mažai testuoti. Sistema turi būti tikrinama pagal tikras situacijas, o ne tik pagal funkcijų sąrašą.
Teisingai atlikta ir kruopšti analizė, aiški diegimo apimtis, sutvarkyti duomenys, praktinis testavimas ir darbuotojų įtraukimas dar iki paleidimo padeda šių klaidų išvengti, todėl nepraleiskite progos gerai pasirengti.
Pirmajam pokalbiui tikrai nereikia turėti paruoštos techninės užduoties. Pakanka apsigalvoti realų įmonės darbo vaizdą: kokios sistemos naudojamos, kur daugiausia rankinio darbo, kokios lentelės svarbios, kur stringa informacija ir kokių ataskaitų reikia vadovams.
Taip pat verta iš anksto pagalvoti, kurie žmonės įmonėje geriausiai žino konkrečius darbus. Pardavimų, sandėlio, gamybos ar apskaitos darbuotojai dažnai pamato tai, ko nesimato vien žiūrint iš vadovo pozicijos.
Toks pasiruošimas padeda greičiau suprasti, nuo ko pradėti Odoo diegimą ir kokią projekto apimtį planuoti.
Šiame tekste Odoo diegimą skirstome į 6 pagrindinius etapus: poreikių analizę, plano parengimą, konfigūravimą, integracijas, testavimą su mokymais ir paleidimą su pagalba po starto.
Odoo diegimas prasideda nuo įmonės darbo eigos ir poreikių analizės. Pirmiausia reikia suprasti, kokią problemą sistema turės išspręsti.
Trukmė priklauso nuo projekto apimties, modulių, integracijų, duomenų migracijos, testavimo ir darbuotojų įsitraukimo.
Dažniausi Odoo diegimo iššūkiai yra neaiški darbo eiga, netvarkingi duomenys, per mažas darbuotojų įtraukimas, per mažai testavimo ir neaiškus atsakomybių pasidalijimas.
Verta susirašyti naudojamas sistemas, svarbias lenteles, daugiausia rankinio darbo keliančias vietas, reikalingas ataskaitas ir darbus, kuriuos norite perkelti į Odoo.
Aiškus Odoo diegimo procesas padeda geriau pasiruošti pokyčiui: suprasti, kokių duomenų reikės, kas turės dalyvauti, ką būtina ištestuoti ir kur gali kilti didžiausi iššūkiai. Nuo tokio pasiruošimo verta pradėti dar prieš imantis bet kokių techninių darbų.
Aiškus Odoo diegimo procesas padeda geriau pasiruošti pokyčiui: suprasti, kokių duomenų reikės, kas turės dalyvauti, ką būtina ištestuoti ir kur gali kilti didžiausi iššūkiai. Nuo tokio pasiruošimo verta pradėti dar prieš imantis bet kokių techninių darbų.
